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コラム

オフィス移転のスケジュールー基礎から徹底解説ー
オフィス移転

自宅のお引越しをご経験されたことはありますか?
物件探しから、契約の手続き、契約には保証人の署名や印鑑証明が必要になり、役所へ行く必要もある。入金が済んで契約が終わっても、現在の住居の解約の手続きや、電気やガスの契約変更、もちろん引越しの手配と荷造りがある。いざ引越したものの、インターネットの住所変更ができていなくてネットが開通しない!!
なんてことになったことはありませんか?
単身のお引越しでもその作業は煩雑で、これが家族での引越しになれば、さらに荷物や段取り増えることになります。


さて、それが企業のお引越し、“オフィス移転”になったとしたら?


オフィスの広さや収容人数、企業規模の差はあれど、オフィスの移転はどの企業にとっても非常に大きな出来事になることは間違いありません。通常の事業を継続しつつ、移転の準備をすすめ、迅速かつリスクを最小限にできるようなスケジュールを立てる必要があります。

初めてのオフィス移転となれば、尚更わからないことだらけです。いつまでに何をすればよいのか。何を準備すればよいのか、右往左往する人も多いはず。
滞りなく進めるために、オフィス移転を進めるためのおおまかなスケジュールと、基本的なポイントをご紹介します。



移転までのおおまかな流れ

現オフィスの解約予告期間を確認する

■オフィスビルはすぐには解約できない
■原状回復と保証金の返還を確認する


ビルや契約などにもよりますが、通常のオフィスビルは6ヶ月前に解約通知を出さなければならない場合が多いです。移転を検討したらまずは、入居中のビルの契約を確認しましょう。同時に原状回復の条件なども確認し、契約期間中に工事を終了できるような移転スケジュールを組みます。

新オフィスの物件を選定する

■立地・広さ・家賃の基本的条件をチェック
■空調方式・開館時間・電気容量なども要チェック


現オフィスの契約が確認できたら、新しいオフィスの物件を探し始めましょう。オフィス専門の不動産仲介会社にお願いをすることになりますが、移転先の条件をじっくりと洗い出し、しっかりと伝えましょう。
移転先の条件としては、最寄の駅や広さ、ビルのグレードはもちろんですが、エレベーターの数やセキュリティ、空調の方式やその他ビル設備など、企業の業態や就業時間によって譲れない条件なども伝えておくと良いでしょう。特に空調は、セントラル空調の時間外に就業する可能性がある場合は別途費用が必要になるなど、思いがけないランニングコストが発生する場合もありますので注意が必要です。
移転先の物件は下見(内覧)にいきましょう。上記の条件に合わせて、実際の物件を見て、レイアウトや使い勝手などを考えながら決めると良いでしょう。


プランニング

■現在のオフィスの課題点を洗い出す
■数年先の人員増や組織変更などを考える
■オフィス環境と働き方を考える


いよいよプランを考えます。プランとひとくちに言っても、レイアウトやデザイン、照明計画やLANの配線計画など、考えなければならないことは多岐にわたります。
まずは収容人数と、必要な個室の数と種類を考え、レイアウトを考えましょう。ワークスペースにはどんな部署の人が、何人が働く予定なのでしょう?会議室は何人用の部屋が何室必要になるのでしょう?
さらには現在のオフィスの課題点を洗い出し、それらを解決できるようにレイアウトを検討します。収納スペースや通路の幅も、要望と広さを加味しながら決めていく必要があります。
また、オフィスのデザインも重要です。企業ブランディングや、社員のモチベーションの向上、働き方改革など、デザインによってもさまざまな相乗効果を生み出します。


工事準備から施工

■余裕を持った工期をとる
■関係各所への工事申請を忘れずに


レイアウトや必要なインフラ設備が決まったら、施工の準備期間に入ります。工事を行うための資材の準備にも2週間程度は必要になります。また、着工前にはビルや消防署などに、必要な書類を提出する必要があります。
実際の施工期間は規模によってさまざまですが、2週間から2ヶ月程度必要になります。安全に、且つクオリティの高い施工を行うためにも、余裕を持った工期をとりましょう。

移転準備

■住所変更チェックリストを作成する
■移転案内は移転の2週間前までには届くように


工事の手配と同時進行をすることになりますが、移転に向けての準備をしましょう。各官庁への届出や、運送業者やNTTへの住所変更の手続きなどが必要になります。
また、クライアントや取引先企業への移転案内の挨拶状の作成、社員の名刺の変更、封筒やゴム印などの作り直しなど、細かい準備が必要になります。必ずチェックリストを作成し、漏れのないように進めましょう。

引越しから移転完了

■引越し説明会は必須
■新オフィスのマニュアルも必要


オフィス移転のクライマックスは、引越し日です。業務に支障が出ないように、オフィスの機能をまるごと移動する作業は並大抵のことではありません。価格だけではなく、スムーズに引越し作業が進行できるような業者を選定するべきです。
事前準備はオフィス移転にかかわるメンバーだけでなく、社員全員の協力が必要な場面ですので、引越し説明会を開いたり引越しマニュアルを配布するなどしてスケジュールや作業を共有し、確認していきましょう。
移転完了後は速やかに必要な各官庁への届出を行い、ホームページなどの住所の変更も忘れずに行いましょう。
また、新オフィスの運用方法や規則をまとめ、周知徹底ができるように図りましょう。



移転までのスケジュール

移転6ヶ月前

■現オフィスの解約手続き
■移転の目的と条件設定

移転5ヶ月前

■ビル選定、内覧
■現オフィス原状回復工事の確認
■移転費用のコストシミュレーション


移転4ヶ月前

■ビルの契約
■オフィスプランニング
  ―内装会社の選定
  ―レイアウト
  ―デザイン
  ―収納計画
  ―情報系機能の見直し
  ―セキュリティ計画    etc.

移転3ヶ月前

■各種手配
  ―工事の手配
  ―新規家具などの発注
  ―引越しの手配  etc  
■作業の工程管理、現場監理
■各種工事の事前確認、申請

移転2ヶ月前

■光ファイバー・プロバイダの開通手続き
■NTT手続き
■リースの手続き
■消防署への届出
■備品の手配(名刺、ゴム印など)
■移転案内状送付の手配

移転1ヶ月

■オフィス移転説明会の実施
■新オフィスマニュアルの作成

移転当日

■引越し
■不要什器の廃棄処分
■移転完了後の各種届出



上記の移転のスケジュール及びマニュアルの詳細は、当HPでダウンロードが可能です。
下記ページからダウンロードしてください。


      事務所移転マニュアル

      事務所移転チェックリスト



目的と計画が大事。そしてオフィス移転のプロに任せよう!

オフィス移転は本当に煩雑で大変です。けれども、オフィス環境は企業価値を高めるためにとても重要な役割を担っています。しっかりとした目的と計画をもって、滞りなく進行できるように挑みましょう。
通常業務を行いながら移転をスムーズに進めるには、全てワンストップで提案してくれる、オフィス移転のプロにお願いをするのが理想的ですよ!!

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