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コラム

【東京オフィス移転】連載コラム!! ■vol.1■  ー物件の検索からプロジェクト発足ー
オフィス移転

東京オフィス大移転プロジェクト
いよいよ始動!!!!

デザイナーズオフィス事業を拡大し続けるヴィス。増員にともない東京オフィスを移転することになりました!!移転のプロであるヴィスメンバーによる、自分たちのオフィスの大移転プロジェクトがいよいよ始動。その模様を連載でお届けします。

■はじめに■

『はたらく人々を幸せに。』のフィロソフィーのもと、お客様のオフィスの移転をお手伝いしている、ヴィス。
移転をお手伝いさせていただいたオフィスの実績は2000件を越え、日経ニューオフィス賞や空間デザイン賞などの賞も頂き、みなさまのおかげでデザイナーズオフィス事業も拡大を続けています。


そんな移転のプロであるヴィスの東京オフィスが移転することになり、新オフィスには今までのオフィス空間のノウハウに加えて、新しいはたらき方や、今までにないオフィスの考え方、新技術などを取り入れ、これからのデザイナーズオフィスのモデルになるようなオフィスを目指しています。


  スムーズな移転をするためにはどうすればいいか?
  
  どんな新しいアイデアや機能があるのか?


そんなオフィス移転にまつわるみなさまの疑問に、この東京オフィス大移転プロジェクトをご紹介しながらお答えできればと思っています。

全6回の連載形式の記事で、移転の全貌を追いかけていきますので、是非ご覧ください!!


■新たなメンバーが増え続け、手狭になったオフィス■

2012年2月。増員に伴い現在のオフィス(※芝パークビル)に移転をしてきました。

その後も、新卒新入社員が毎年入社し、また中途採用のメンバーも毎月のように加わってくれ、いつの間にか社員数は110人を越えるように!

東京オフィスだけでも60人以上が在籍し、移転時からはおおよそ倍の人数へと拡大しました。何度かレイアウト変更をして増席してきましたが、いよいよもう4月の新卒新入社員を迎えれない!!ということで、東京オフィスの移転計画が始まったのです。


オフィスの最適な広さは、「2.5~3坪/人」程度だと言われています。
現在の東京のオフィスの広さは123坪。60人が在籍するにはかなり狭い状況になっていました。



■はじまりは昨年の春■

まずは移転先のビルを探すところから始めます。
ヴィスが物件を探し始めたのは、2015年春のことです。
オフィスの規模にもよりますが、移転先の物件を決定するのはおおよそ移転希望日の6カ月前が目安です。現在入居中のビルへの解約予告通知が6カ月前までとなっていることが多いですので、お気をつけください。



いつも一緒にお仕事をさせて頂く不動産の仲介会社様に、私たちの要望する条件を伝え、東京中オフィスビルからヴィスの移転先にあった物件を探し出してもらいました。

仲介会社様に選定してもらう時には、広さと立地はもちろんのこと、築年数やエレベーターの台数、空調が個別空調なのかどうかなども伝えておくと良いですね。また、業種によっては必要に応じて、電気容量(何アンペアあるか、増設可能か)なども条件に入れておくとよいでしょう。



物件情報が集まったら実際に内覧に向かいます。ヴィスも弊社代表自ら、候補物件の内覧には何度も足を運びました。代表も内装のプロ。さきほどの条件に加えて、エントランスへのアプローチや、採光、フロアの形や壁の立つ位置、社員の動線などを新しいオフィスをイメージしながら考えて、あらゆる角度から物件を見て回ります。

ちなみにその他にも、空調の位置や、天井に付いている消防設備の位置、排煙の方式や、分電盤など内覧でチェックするべきところはたくさんあります。



そしてたくさんの物件の中から候補を絞り、不動産会社様との条件の交渉などを行い、ついに物件が決定。
オフィスの移転先は、浜松町の現在のオフィスから数百メートルで、汐留駅に程近い『NBFコモディオ汐留』に決定しました。



ちなみに物件の決め手は、2階であったこと。
現在のオフィスも1階ですが、移転先のオフィスもエントランスへのアプローチが少し変わっていて、素敵なのです。また、みなさまのオフィスのお手本にしていただけるようなショールームオフィスにぴったりなロケーション。
全貌は完成してからのお楽しみです!

■プロジェクトチームの発足■

さて、移転先の物件も決定し、いよいよオフィス移転のプロジェクトを本格始動です。

普段から移転のお手伝いをしているプロ集団ですから、自分達のオフィス移転にも関わってみたいものです。けれども全員でやるわけにはいきませんので、ヴィスの各部署<PM>、<クリエイター>、<CM>、<経営企画本部>から数名ずつ選出し、”東京オフィス大移転プロジェクトチーム”を発足しました。



まずは社内アンケートです。
現在のオフィスの気に入っているところや、改善したいところ、会議室の稼働率や、社内ネットワークの状況など、現況を把握しました。

会議室の稼働率なんかは、改めて調査をしてみないとなかなかわからないものです。けれども新しいオフィスのレイアウトを進めるには必要不可欠。移転を機に、オフィス環境の見直し、使い方の見直し、はたらき方の見直しなんかをしてみるのもいいですね。



そんな社内アンケートと、現在の状況の調査をもとに新しいオフィスのプランニングが始まっていくわけですが、そこは『【東京オフィス移転】連載コラム!! ■vol.2■』にて。
次回も乞うご期待!!




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