Case

ケーススタディー

“私たちはなぜオフィスに行くのか” これからのオフィスの在り方を探求した移転プロジェクト
株式会社キャリアインデックス

2020年、年明けから本格的に動き出した株式会社キャリアインデックス様のオフィス移転プロジェクト。 予期せぬコロナショックが襲ったのはオフィスデザインや移転の詳細プランを詰めている時期でした。 “何のためにオフィスを作るのか”を問い続けながらも、キャリアインデックス様とヴィスの二人三脚で作り上げたオフィスについてプロジェクトメンバーの皆様に取材しました。

社員が「行きたい!」と思えるオフィスにしたかった。

市橋(インタビュアー):
まず、今回のご移転のきっかけを教えてください。

キャリアインデックス取締役齋藤様(以下、齋藤様):
前のオフィスの契約がちょうど満了のタイミングで、手狭感を感じていました。
ここから3年間の増員計画を考えると、さすがに全員入らないだろうという見込みがあり、サテライト的なオフィスを借りるか、移転かの選択でした。
サテライトだとそこにいるメンバーのモチベーションも上がりませんし、コミュニケーション効率も落ちるので、その場しのぎではなく、オフィス移転をしようという考えになりました。

金谷(ヴィス常務取締役):
こちらのオフィス物件(白金台)に出会うまでにはどれくらいかかりましたか?

齋藤様:
期間は3か月くらいかな?10件くらいは内見に行きましたね。

市橋:
たくさん内見されたんですね!最終的にこちらのオフィス物件に決めたポイントは何だったのでしょうか?

齋藤様:
駅から近いところと、前のオフィスのあった目黒からも近かったので社員の通勤もあまり変わらない点も良かったですね。条件が整っていたので実際に内見してその場でこの物件に決めました。建物としては3面ガラスで景観・採光も良く、天井も高く開放感があるところに惹かれました。

市橋:
前回のオフィスに続き、今回もデザインを取り入れようと思った理由はどういったところでしょうか?

齋藤様:
代表の板倉と話を進めていたのですが、オフィスはやはり社員が一番長く過ごす場所なので、「行きたい!」と思えるスペースにしていきたいと考えました。

市橋:
それは採用も視野に入れているということでしょうか?

齋藤様:
そうですね。社員が来たいと思える空間ということは、社外の方が来ても同様の印象は感じてもらえると思いましたので、面接などのことも考え会議室にもデザインを入れてもらいました。

市橋:
デザインとして特にこだわった部分はどこでしょうか?

齋藤様:
ヴィスさんにはざっくり「私たちの想像を超えるデザインをください。」とだけお願いしました。テーマとしては社員が来たいと思えるようなデザインを要望しました。ざっくりし過ぎてヴィスさんは本当に大変だったと思いますが…。

金谷:
実際にオフィスを見ると洗練された都会的なデザインという印象ですね。最近ではファミリー感や仲間感を出すために、温かみのあるホームテイストやカフェのような空間を演出するケースが多いのですが、そのような考えはありましたか?

齋藤様:
そこも完全にお任せでしたが、もともとの空間がスケルトン天井でかっこいいイメージだったのでそれに合わせてデザインしていただきました。執務エリアのデザインはどちらかというとホームテイスト寄りのイメージで、社員のみんなが落ち着けるようなトーンで仕上げていただきましたね。

小川:(ヴィス 担当プロジェクトマネージャー)
唯一こだわりを頂いていたのがこの大会議室の多角形ミーティングテーブルですよね。ここは初期の段階から多角形にしたいとおっしゃっていましたね。

齋藤様:
単純に一般的な長方形ではなく、全員が対面できるようにという要望をさせていただきました。丸にするか多角形にするかまでは指定してなかったですね。

市橋:
将来的にはセミナーなどで使うこともできそうですね。

齋藤様:
可能性としてはあります。組み合わせ次第では長方形にもなりますし、単体でも使用することができることが良いですね。

 

社員の意見を取り入れたリフレッシュエリア

市橋:
実際に移転してから1か月程経ちますが、社員の皆様の反応はいかがでしょうか?

齋藤様:
社員にも面接に来ていただく方にも印象は良いですね。

キャリアインデックス 服部様(以下、服部様)
前のオフィスではランチは自席で食べる人が多かったのですが、今回リフレッシュエリアができて皆そこで食べるようになったので、いろんな人と仕事以外でのコミュニケーションの機会が増えました

齋藤様:
服部さんがリフレッシュエリアは景色が見えるところがいいと言っていたよね。

服部様
そうですね。ゆっくり休むところなので、外が見えたらいいなとは思いました。

市橋:
今回のご移転は社員の皆様の意見を募って反映させたのでしょうか?

齋藤様:
プランや内容についてのディスカッションは行いました。代表の板倉がこうしたいと発信したときに「それいいですね」や「こっちの方が良くないですか?」という意見を出してもらい、社員全員が納得できるような形を目指しました。今回のリフレッシュエリアに関しては服部の意見が取り入れられました。

市橋:
ディスカッションの機会が設けられたということでしょうか?

齋藤様:
そうですね。定期的な形では行ってはいませんでしたが、必要な時に開催していました。まだこの規模(約40名)なので社員の意見は反映しやすかったですね。

金谷:
その他に、社員の皆様にアンケートなどは取られましたか?

齋藤様:
今回はしませんでした。アンケートは過去にしたことがあったのですが取りまとめが大変ですし、一つひとつ反映させていくと全体の統一感が無くなってしまうんですよね。人数が増えてきている分、すべてを汲み取れないことも事実なので、そういうところはロジカルに説明して納得してもらうようにします。

コロナ禍で感じたオフィスの必要性

市橋:
ご移転プロジェクトの中で苦労された点などはありますか?

齋藤様:
タイトなスケジュールの中で情報を整理していくのは大変でしたね。あとは予算調整でした。

金谷:
オフィスを新しく構えられて、緊急事態宣言や在宅勤務を強いられることもあった中でのキャリアインデックス様にとってオフィスの位置づけはどのようなものでしょうか?

齋藤様:
テレワークを2か月くらいして思ったことは、テレワークでも仕事はできることはできるということ。ただし、ずっと続けているとパフォーマンスは落ちますし、コミュニケーションも希薄になってしまいますので、改めてオフィスは必要だと認識しました
今回は予算調整しながらなんとかオフィスを作ったのですが、進行中ヴィスさんから「見えるところは先に作り後からでも作れるところは後回しにしましょう。」とアドバイスを頂きまして、コロナが落ち着いてから手を加えていくという考えは新鮮でしたね。

金谷:
やはりオフィスの方が仕事しやすいんですよね。

キャリアインデックス 曽根様:
そうですね。仕事モードのスイッチが入りやすくなりました。さらに、今のオフィスではエレベーターを降りてワークスペースに入るときのエントランスの動線がきれいになったので、そこでの気持ちの切り替えがしやすくなりました。あとはリモートワークをしていたからこそ変化のグラデーションが感じられましたね。

齋藤様:
一部リモートワークの社員はいるのですが、打ち合わせなどでつないだ時にどうしてもタイムラグが発生してしまうのは課題ですね。

金谷:
営業面での働き方は変わってきましたか?

齋藤様:
打合せすべてに行く必要もなくなり、メンバーが選択してオンラインで済むことはオンラインで済ませるということも増えてきました。テレワークを始めたときはオフィスを使わなくても仕事ができるといった声もあったのですが、対面の打ち合わせもやはり必要だと、オフィスでの打ち合わせも徐々に戻ってきました。

小川:
と言いながらも、今回のプロジェクトはすべてオンラインでしたね。

齋藤様:
ちょうど緊急事態宣言が重なってしまいましたね。

市橋:
オンラインならではの苦労などはございましたか?

齋藤様:
苦労というほどではなかったですが、コミュニケーションのテンポが掴みづらかったり、内容の確認を1回1回しなくてはいけないところは通常とは違いましたね。

市橋:
キャリアインデックス様にとってもオンラインでのやり取りは以前まではなかったのでしょうか?

齋藤様:
あまりなかったですね。採用で地方の方との面接のときに使用していたくらいです。

小川:
マテリアル決定のやりとりは大変でしたね。郵送でマテリアルサンプルをお送りして、ヴィス側でも用意して、カメラ越しに確認し合いました。

齋藤様:
双方に現物を用意することで、テクスチャや質感の認識の齟齬が無くなり良かったと思います。

小川:
最終確認として現場に一度来ていただいて、2ヵ月ぶりにお会いしましたね。そのころにはもう壁も建ち始めていました。

オフィスを投資と位置付け、やるからには質を落とさず作り上げる。

市橋:
改めてキャリアインデックス様にとってのオフィスの位置づけを教えてください。

齋藤様:
仕事をする上での最重要事項の一つです。テレワークも経験して改めてそう思いました。働く場の環境は、やはり社員のモチベーションに直結する部分であると感じています。

市橋:
これからご移転される会社さんに向けてアドバイスはございますか?

齋藤様:
移転は半年先以降を見据えて動かなければいけないので、何が起こるかわからないですよね。今回はコロナウイルスがここまで影響するとは思いませんでしたし、調整事項を解決しながらも 一定の質を担保することは心掛けました。

後々やり直すことができない部分もあるので、後から手を加えられない重要なところは質を落とさないように意識しました。変に質を落とすとつまらないオフィスになってしまうので、メリハリをつけてこだわりを表現し良いオフィスを作ることを心掛けました。

オフィスの内装費用は「回収」という考え方には当てはまらないと思いますが、社員の将来的なモチベーションを考えると投資としてお金をかける価値は十分にあるのではないかと思います

さいごに

コロナ禍で進行した今回のご移転プロジェクト。
オフィス内装に関する詳細のプランニング・打合せはすべてオンラインにて行うなど通常とは異なる進行になりましたが、キャリアインデックス様にもご協力いただき、素敵なオフィスになりました。

当初想定していた働き方とは異なっているかもしれませんが、オフィスは働く人がいて初めてその存在に価値が出ます。キャリアインデックス様のこれからの働き方がとてもワクワクするようなインタビューになりました。

キャリアインデックスの皆様、誠にありがとうございました。

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