ウェビナーをはじめて3ヵ月。企画・運営の裏側をご紹介!

おっはモーニング!
お久しぶりです、Dチです。

2020年に入り、ヴィスでは新しい取り組みに挑戦しております!
その中の1つがウェビナー(オンラインセミナー)です。

コロナの影響による緊急事態宣言の発令をきっかけに
ヴィスでも何か少しでも皆様の役にたてないかという背景から
今年の5月よりウェビナー企画運営をしてまりました。

今回はヴィスのウェビナー運営担当の私が、ウェビナー開催の裏側を紹介します!

1. テーマとコンテンツの重要性

上記のとおりヴィスでは5月よりウェビナーを行っていますが、回数を重ねて行くごとに分かったのはテーマとコンテンツがいかに重要かということです。

テーマとコンテンツがしっかりとしていれば、多くの方にご参加いただけるということが分かってきました。

6月に実施したウェビナーを例にすると
テーマ「オフィスいる派?いらない派?アフターコロナにおけるテレワークの在り方を徹底討論バトル!!」
と、コロナ禍においてのオフィスの在り方をテーマにしました。

まだ緊急事態宣言も明けたばかりということもあり
非常に多くの方が知りたい、聞きたいと情報収集をなされているだろうと、
このような方をターゲットにテーマを決め

コンテンツもオフィスいる派といらない派でのトークバトルとして注目を集めることができ
参加者も200名の定員がすぐに埋まるという結果となりました。

ターゲットとなる皆様がどんな情報を求めているのかをテーマの判断軸にしていくと集客がしやすいという結果が見えたのは非常にいい経験ができたと感じております。

2. 当日の役割の設定

テーマとコンテンツまで決まったら、当日の役割を決めていきました。
大きくは4つの役割があります。
・登壇者
・モデレーター
・タイムキーパー
・お問合せ先(当日のトラブル対処員)

実際のセミナーでも予期せぬトラブルは起こりえますので
演者・サポート含め最低でも3-4名ほど必要かと思います。

ヴィスではモデレーターと登壇者に加え、タイムキーパーとお問合せ先の4名体制で行うようにしています。
当日の流れなどを台本に起こしておくと、よりスムーズに進行できると思います。

3. 会場・ネット環境の事前準備とチェック

次は開催する会場とネット環境の確認を行いました。

特に気を付けたいのは当日登壇者が使う場所の確保です。
オンライン商談を経験された事がある方なら既にお気づきだとは思いますが、周りのを音をどうしても拾ってしまう、、、そんな経験ありますよね。

ウェビナーでも同様で、やはり会議室など周りに人がいない状況を作ることが大切です。
ヴィスでも登壇者の数に応じて会議室をとり、1人1部屋を抑えるようにしております。

また、あわせて重要になる部分がネットワーク環境です。
こちらも、無線環境でも対応できるだけのスペックが用意できれば良いのですが、万が一のことも考慮しヴィスでは有線LANを併用するようにしています。

当初は無線環境下で実施しておりましたが、3回目以降では有線を採用しはじめ、ストレスなく運用できています。

4. 当日の最終動作確認

ここまで準備をすれば、後は当日の最終チェックです。
ウェビナー開催時刻の60分前には一度、動作の最終チェック流れの確認等をしています。

一通りの動作確認が済んだら、SNSやSMS等で登壇者のグループを設置し
ウェビナー運営事務局と登壇者が連携をとれるように準備をしておきましょう!

登壇者の方が安心してウェビナーができるようにするのも
成功させる1つのポイントです。

長くなってしまいたが、ウェビナー開催の裏側を紹介しました!
まだまだこれからブラッシュアップしてより良いウェビナー開催をできればと思い、皆様のご参加お待ちしております!

私もそのうちモデレーターで参加するかも!こうご期待!!

それではまたウェビナーでお会いしましょう、Dチでした。

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