アフターコロナのオフィスとワークスタイルの見直し。「オフィス環境最適化」注目ポイント

<目次>
・オフィスでの感染症対策
・アフターコロナにおけるオフィス・ワークスタイル
・オフィスの「広さ」や「場所」の見直し
・オフィス移転・開設時のポイント
・オフィス退去時の注意点
・多角的にオフィスの適正化を

新型コロナウイルス感染症の流行により、オフィス内での感染症対策、オフィスのあり方や働き方を見直す企業が増加しています。

・オフィスで一人当たりの面積を広くして感染対策をしたい。
・テレワークを併用しており出社人数が少ないので、オフィス面積は狭くしたい。
・広さは変えず、レイアウトを状況に合わせてフレキシブルに変えたい。
・時代に合った新しい働き方を導入したい。

など、企業によっても検討内容はさまざまです。

「アフターコロナ」のオフィスはどうあるべきなのでしょうか。先が見えない中、どこまでオフィスの中で対応するべきなのでしょうか。そして、これからの働き方はどうなるのでしょうか。

今回は、オフィスでの感染症対策に加え、現状オフィスでの対策を考えている方はもちろん、オフィスの退去・移転を計画している方やオフィス開設予定の方にも、「オフィスを適正化する」という視点での見直しポイントをご紹介します。

ヴィスではこちらで紹介している方法についてご相談を承っておりますので、気になる方はぜひお問い合わせください。
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オフィスでの感染症対策

1) すぐできる感染症対策

感染症対策の基本として、オフィス入室時の検温、消毒液の設置、手洗いうがいの励行など、直接的な対策があります。

その他にもゴミ箱を足で開閉できるものにして共有物を手で触れずに済むようにする、狭い通路では動線が一方通行になるよう張り紙をするなどの対策が可能です。

ワークスペースや会議室では飛沫感染防止のためアクリルパネルを設置し、安心感を高める方法もあります。現在各メーカーから多種多様な製品が出ています。

2) 現状のレイアウトを活かして運用する方法

感染症対策のための「レイアウト変更」といっても簡単にできないこともあるでしょう。その場合は、レイアウトはそのままでできる対応をしましょう。

隣席と距離をとる、正面ではなく対角に座る、窓側を向く席をつくって向き合わないようにする、など座席ルールをつくることでも対策ができます。

この方法を取り入れるために、固定席をなくしてフリーアドレスを導入するという運用面での対応もあります。

▼関連コラム
フリーアドレスオフィスのメリット・デメリットとは!?ー他社事例も紹介ー

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【無料ダウンロード】フリーアドレスオフィスのメリット・デメリット

3) フレキシブルな什器を組み合わせて対応

デスクを固定ではなくキャスター付きで動かしやすいものにし、組み合わせを変えることで業務に合わせて構成することができます。

テレワークの拡大、オンライン会議の普及などにより大人数での会議は集まらずにオンラインで実施することも増えているのではないでしょうか。オンライン用の会議ブース設置や、集中ブースなどを作ることも考えられます。

オフィス家具はレンタルやリースもでき、現在はオフィス家具のサブスクリプション(定額料金)サービスもありますので、初期費用を抑え、必要なタイミングで必要な家具を用意することができます。自社に最適な方法を検討してみてください。

アフターコロナにおけるオフィス・ワークスタイル

オフィスは今後どのような場所になるのでしょうか。ここで重要なのは、オフィスで何をするかという点です。

テレワークを兼用する場合は特に、人と話すのはオフィスで、個人で集中が必要な業務はテレワークで、などそれぞれ目的を持って場所を選び、仕事をすることも大事です。

ヴィスでは「オフィスはカルチャープレイスになる」という提言をしており、企業文化を創り出す場、つまり、社員同士でコミュニケーションが取れる「場づくり」をしていく必要があると考えます。

オフィスという社員が集まる場をつくっているのですから、集まってアイデアが出やすくなるような機能、カルチャーが感じられる空間など、オフィスで集まる意味を感じられる場があると良いのではないでしょうか。

上記の感染症対策を含め、ヴィスではアフターコロナにおけるワークスタイルを考えたレポートを公開しています。

▼関連資料
「After COVID-19 Workstyle Project vol.1」

 

オフィスの「広さ」や「場所」の見直し

1) オフィスの適正な面積を考える

テレワークが拡大しオフィスの利用が減る中で、「オフィスは必要か」「現在の面積が必要か」という議論が多くなされました。

一般的に、オフィスに必要な面積は社員1人につき約3坪と言われています。ただ、働き方の多様化を考えると、企業ごとに適正な広さを日ごろから検討する必要があります。

多くの社員がテレワークを併用して働いており、出社するのは2~3割程度、今後もその状況を継続するという場合は、一人当たりのオフィス面積は少なく見積もってもよいでしょう。

ワークスペースを減らしてウェブ会議用のブースや簡単に動かせる家具を用いて、目的別に使えるスペースを広く設けるのも一つの選択肢です。

▼関連コラム
一人当たりのオフィス面積(オフィススペース)の適正値とは?

2) オフィスの場所をどう考えるか

これまでは、通勤の利便性や他社の所在地などを考慮してオフィスの場所を選ぶ企業が多かったのではないでしょうか。テレワークの浸透、ウェブ会議システムが流通した今、オフィスは必ずしも都市圏や主要な駅前に構える必要性がなくなってきました。

本社ごと移転して都市圏を離れ、賃料の減額を図るのも一つですし、本社を縮小して郊外など適した場所にサテライトオフィスを設ける方法もあります。社員の通勤時間を削減し、交通費も減額できるかもしれません。

本社の地方移転、本社は維持したまま郊外の都市にサテライトオフィスを増設するなど、賃料の減額や社員の通勤時間の削減、交通費の削減などを目的とした移動も増えています。

これらの対応は、感染症拡大や地震等の災害時にも、BCP対策(※)としてオフィスを分散しておくことでリスクの低減につながります。

※BCP対策とは、「Business Continuity Plan」の略で、「事業継続計画」のこと。災害等の緊急時も損害を最小限に抑えつつ、事業の継続、復旧を図るための計画を立てることです。

 

オフィス移転・開設時のポイント

1) まずはオフィス物件探し。物件情報を定期的に収集

オフィス移転や開設が決まってからオフィス物件を探す方が多いと思いますが、そのタイミングで希望する広さ・場所のオフィスがあるとは限りません。物件の賃料相場や空き状況は流動的なので、不動産仲介会社から定期的に情報収集をするのがおすすめです。

ヴィスでは、不動産マーケットプラットフォームを構築しているestie(エスティ)様と提携し、簡単にオフィス物件を探していただけるようになりました。estieでは90%以上の賃貸オフィス物件の情報を網羅されており、それらの情報を無料で得ることができます。

少しでも可能性があるなら登録しておいて情報収集をし、必要なタイミングで活用できるとよいでしょう。
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2) オフィス入居時の費用適性化ポイント

物件が決まったらオフィス移転(開設)計画を開始します。入居時に発生する費用の適正化ポイントをご紹介します。

Point 1 フリーレント期間の交渉
フリーレントとは、賃料を無料にする期間のことです。入居工事は賃貸借契約開始後にスタートしますので、工事期間中も賃料が発生してしまいます。そのため、工事期間をフリーレント期間として設定できるようビルオーナーと交渉することをおすすめします。物件契約開始から数か月程度設定されるケースがありますので、不動産仲介会社と協力して交渉しましょう。

Point 2 居抜きオフィスへの入居
「居抜き」とは、前テナントの内装や家具を引き継いで使用することです。原状回復工事をせずに引き継ぐことができるので、新規に入居工事をするよりはコスト削減になります。「居抜き物件」の中でも、テナントによって引き継ぐことができる意匠や設備は物件ごとに異なりますので、情報を確認しましょう。

※居抜き物件に手を加えて希望のレイアウトやデザインに仕上げていく場合、通常の入居工事よりも逆に高額になるケースがあります。コスト削減を目的に居抜き物件への入居を進める場合は、居室内はそのまま手を加えず使用できる物件を探しましょう。

Point3 シェアオフィス、サービスオフィスへの入居
事業拡大規模や今後の採用計画が不透明な場合におすすめの方法です。月単位での契約ができ、什器やインターネット、複合機等の設備も整っているため、入居してすぐに会社として稼働ができます。

オフィス退去時の注意点

オフィスをなくすという選択だけではなく、オフィス移転時にも現オフィスの退去が必要となります。オフィスを退去したくてもすぐにはできないと聞いた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

通常、退去時にはビルオーナーへの解約予告通知(退去の意思表示)を3~6か月前にする契約が多いです。

▼関連コラム
オフィス(事務所)退去費用の削減方法を解説!退去方法と原状回復工事の注意点

オフィス退去時に発生する費用適性化のポイント

オフィス退去時に発生する費用の適正化ポイントをご紹介します。

Point1 居抜きでの退去交渉
物件オーナーと相談が必要ですが、成立すれば物件の内装を借りた状態に戻す「原状回復工事」の費用が実質ゼロになります。

Point2 原状回復工事の見積査定
原状回復工事は、ビル管理の観点からB工事(ビル指定会社)で施工することがほとんどで、借主側には価格が適正かの判断が難しいことが多いです。プロの専門会社を使って見積査定を行い、適正価格で契約できるよう動くのをおすすめします。

Point3 専門会社への賃借権の譲渡
原状回復工事の実施、退去通知後の賃料、解約違約金、残存賃料の支払い義務、これらをまとめて専門会社へ譲渡する方法があります。専門会社が物件オーナーと交渉を進め、成立すれば大幅なコスト削減が見込めます。

多角的にオフィスの適正化を

ただオフィスを広く、あるいは狭くすればいいだけではなく、多角的な視点で見直すことが大切です。

自社にはどのような方法が合っているのか、今取れる最適な方法は何かなど、オフィスのプロが相談に乗ります。ぜひ、お問い合わせください。

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