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オフィス(事務所)移転での物件契約。オフィスデザイン会社が関わるメリットとは

オフィス移転・事務所移転が決まったら、最初に取り組むのが「オフィス物件選定」。

オフィスビル仲介会社に相談するだけではなく、私たちヴィスのようなオフィスデザインや施工、移転コンサルティングをする会社に相談ができることはご存知ですか?

今回は、物件選定から契約までの流れと、契約時の注意点、オフィスデザイン会社が関わることのメリットをご紹介します。

物件契約の流れ

オフィスの物件契約は、一般的に下記の流れで進めます。

・物件検索
オフィスビル仲介会社のサイトで物件を検索します。
希望のエリア、坪数、入居時期などの条件で絞り込みます。

・候補物件絞り込み
情報を集めたら、候補物件を具体的に絞ります。(2-5件程度)

・内覧
実際に足を運んで物件を見学します。物件状況によっては内覧ができない物件もありますので、オフィスビル仲介会社に確認が必要です。

・物件申し込み提出、契約条件交渉
物件を契約する意思をオフィスビル仲介会社経由でビルオーナーに伝えます。ビルオーナーが入居の可否を審査します。審査が通れば、賃料を含めた契約条件の最終交渉へと進みます。

・物件契約
契約内容の合意を図り、成約となります。

まれにビルオーナーと直接契約をする例もありますが、基本はオフィスビル仲介会社に手伝ってもらい条件をまとめることになります。

物件契約時におけるオフィスデザイン会社の役割

物件契約まではオフィスビル仲介会社がメインで進めていくことが多いため、ヴィスのようなオフィスデザイン会社に内装の相談をいただくのは、どうしても物件が確定した後になってしまいます。

ただ、お客様のご要望と契約した物件の条件がマッチしていないケースをたくさん見てきました。非常にもったいないと思うと同時に、最悪のケースでは解約金を支払って物件再選定になることもあります。

ぜひ物件を選ぶ段階からオフィスデザイン会社に相談し、失敗のない物件選びをしていただきたいです。
オフィスデザイン会社が物件選定のタイミングから関わることのメリットをまとめました。

複数のオフィスビル仲介会社から情報取集ができる

オフィスデザイン会社は、日頃から多くのオフィスビル仲介会社と情報交換をしています。希望条件をいただければ、そのネットワークを駆使してたくさんの情報を集めることができます。

オフィスデザイン会社が窓口として立つことで、情報経路を一本化することもできるため、たくさんのオフィスビル仲介会社とやり取りをして本業の時間を圧迫する事態を防ぐことができます。

また、オフィスデザイン会社の実績から、まだ市場に出ていない居抜きオフィスの情報を得られるかもしれません。もちろんオフィスデザイン会社の実績なのでただの居抜きよりもおしゃれな物件の可能性が高いです。居抜きのままで契約を進められるかどうかはビルオーナーとの条件交渉次第にもなりますが、退去前から居抜きオフィスの情報を掴むことで、有利に交渉を進めることにつながります。

※居抜きオフィスとは・・・前テナントの内装や設備、什器をそのまま引継いで使用できる物件のこと。

適正な収容人数がわかる

オフィス物件選びで一番多い失敗が、想定していた人数が入らないというものです。ウェブサイト上でオフィス面積に対しての適正な人数を調べることはできますが、それぞれの物件の特性(区画形状、居室内の柱の位置)などによって収容できる人数は大きく異なります。

オフィスデザイン会社であれば、希望の規模のレイアウトサンプルを見ることもできますし、候補物件が絞れた時点でテストレイアウトを作成することもできるので、物件契約前に実際のイメージを掴むことができます。

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【関連コラム】
一人当たりのオフィス面積(オフィススペース)の適正値とは?
https://designers-office.jp/column/page/index.php?id=193
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ビル設備関連の失敗を防ぐことができる

オフィスビルには、空調、防災、照明器具、セキュリティ機器等、様々な設備が設置されています。専門的な知識がないと把握が難しい部分で、内容によって工事のコストに大きな差が出てきます。

例えば、居室内に個別の会議室を複数作りたいとき。空調がビル一括管理の場合、そのままでは各部屋で温度調整ができないため一部屋ごとに空調機を新設することになり、追加のコストがかかってしまいます。
さらに、ビル建築時に居室に最低限の排煙設備しか設置されていない場合は、入居のレイアウトに合わせて高額な追加設備費用がかかるケースもあります。
これも、事前にオフィスデザイン会社に相談していれば防ぐことができます。

工事区分の確認・交渉・コストダウンができる

オフィスビルごとにA工事、B工事、C工事という工事区分が設定され、それぞれビル指定会社での施工か、お客様自身で手配した会社での施工が可能かが分けられています。お客様自身で手配したオフィスデザイン会社が手掛けるのはC工事の区分域になります。

トラブルとして多いのは、お客様自身で選んだオフィスデザイン会社で内装のデザイン・施工をしたかったが、賃貸借契約条件でビル指定会社でしか施工ができなかったというケースです。
親切なオフィスビル仲介会社は予め教えてくれますが、契約後に工事の区分を知ったという話も聞きますので、事前の確認が大切です。

オフィスデザイン会社が初期段階から折衝に入ることで、工事区分の確認はもちろん、部分的な変更を交渉できるケースもあり、コストメリットも出すことができます。

オフィスデザイン実績の見学

オフィスデザイン会社に相談することで、その会社が手掛けた企業のオフィスを内覧できることがあります。同エリアや同坪数、これから取り入れたい働き方を実践している企業のオフィスなど、具体的に相談してみましょう。

運が良ければ検討しているオフィスビル内で実績がある可能性もあります。もちろん、競合関係やセキュリティの観点から難しいこともありますが、ホームページを見て気になる実績があれば一度問合せてみても良いと思います。

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【関連ページ】
ヴィスのオフィスデザイン実績・事例
https://designers-office.jp/work/index.php
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以上が物件選定時にオフィスデザイン会社に相談することのメリットです。

「不動産は縁もの」と言われています。時間をかけて探せば納得いくものが出るというわけでもありませんし、逆に初めての内見で即決する場合もあります。ただ、どんな場合にも言えることは決断するための「情報」をたくさん集めておくことだと考えています。

退去を目前にバタバタと情報を集め出すこともあるかもしれませんが、情報不足で決めるのに良いことはありません。

私たちオフィスデザイン会社は、ビルオーナーやオフィスビル仲介会社からは表立って出てこない部分を引き出し、オフィス移転をしようと考える皆様の決断に後悔が残らないようサポートします。

すぐの予定はなくても今後新しい物件を探そうと検討している方、定期的な情報収集をしたい方も、お気軽にお問合せください。

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