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オフィス(事務所)退去費用の削減方法を解説!退去方法と原状回復工事の注意点

オフィスや事務所の退去費用。どのくらいかかるかご存知ですか?

新しいオフィスにかかる費用に対して関心を持つ方は多いですが、退去費用が盲点です。現オフィスの退去から新オフィスへの入居までには、物件契約金、入居工事費用、引越し費用やパンフレットやDTP関係の住所修正、ホームページ更新費用など多岐に費用がかかります。

現オフィスの退去費用はできるだけ抑えたい、コストを削減したいと考えられる方がほとんどだと思います。今回はオフィスの退去にかかわる費用の説明と、その削減方法について紹介します。

退去までの流れ

まず、現在のオフィスを退去するまでの流れは下記の通りです。

・新オフィス物件検索、契約
・現オフィス退去の意思表示
・新オフィス物件での入居工事、お引越し
・現オフィスの原状回復工事


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今回は「退去の意思表示」、「原状回復工事」についてご説明します。

【退去の意思表示】

現オフィス退去が決まった際に行うのが、ビルオーナーへの解約予告通知(退去の意思表示)です。
ビルオーナーの連絡先が分からない場合は、オフィス仲介不動産会社や日々のビルメンテナンスでお世話になっているビル管理会社に相談すれば正式な手順を教えてくれます。

解約予告通知は借主側の好きなタイミングで通知は可能ですが、オフィスビルでの契約の場合、退去の○○ヶ月前に解約予告通知を出すようにという文言が契約書に記載されていることがほとんどです。(3~6か月前が多いです。)

そのため、解約予告通知を出してから契約条件に則った期間分は賃料を支払う必要があります。
これは、ビルオーナーにとって貸室が突然、空室になってしまうリスクを避けるメリットがあります。
一方で、借主側にとっては即日の解約ができない要因の一つとなっています。



【原状回復工事】

原状回復工事は簡単に説明すると「物件を借りる前の状態に戻す工事」のことです。
原状回復工事の金額に関しては後述しますが、金額以外で確認しておきたいポイントは、「工事区分」と「工事期間」です。

「工事区分」は原状回復工事の金額に大きくかかわってくる部分です。
多くの場合、全てB工事(ビル指定会社)となっています。理由としては、ビルの標準仕様を把握している会社に工事を任せた方が、維持管理をする中でのメリットが大きいと考えるオーナーが多いためです。

ただ、部分的にC工事(テナント手配会社)で工事が可能な場合や、全てをC工事にて手配可という物件もあります。C工事で施工が可能な場合は、借主が工事会社を決めることができるため、2~3社で相見積もりを取り、より工事費用の適正化を図ることが可能です。

いずれにしても、この「工事区分」次第で進行方法が変わりますので、原状回復工事の施工会社が不透明な方は、オーナーや管理会社に問い合わせてみてください。

次に「工事期間」ですが、こちらは入居時の内装工事のボリュームによって大きく異なります。
平均すると100坪で1か月程度と言われていますが、天井をスケルトン仕様へ変更した際や、既存照明を取り外して別の照明に入替をした際などは、想定以上に原状回復工事に時間がかかる場合があります。

そのため、原状回復工事を請け負う会社へ解約予告通知を提出したタイミングで連絡をして、大まかなスケジュールを組んでもらうことをおすすめします。
このスケジュールをもとに新オフィスへの引越し日程を決めないと、最悪の場合新オフィスが出来上がっていない中で無理矢理移転をすることにもなりかねません。


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オフィス退去にかかる費用

オフィスの退去にかかる費用は4つの項目が挙げられます。

(1)原状回復工事
前述のとおり、オフィスを借りた当時の仕様通りに戻す工事のことです。
工事区分や施工会社によっても金額は異なりますが、一般的には、小中規模オフィスで一坪あたり¥30,000~¥70,000、大規模ビルでは一坪あたり¥80,000~¥120,000、ハイグレードビルは一坪あたり¥150,000~¥200,000とも言われています。
表装のやり直しやクリーニングはもちろん、残置物の処分等もこちらに含まれます。

(2)二重家賃
解約予告通知を提出してから退去日までに支払う賃料と新しい物件で発生する賃料を重複して支払う状況のことです。解約予告通知は一般的に退去の3~6か月前に提出するよう求められますので、その期間分の賃料がかかってしまいます。

(3)解約違約金
契約期間内での途中解約に違約金が設定されている場合があります。詳しくは物件の契約書に記載があり、賃料数か月分で設定されていることが多いです。

(4)契約満了日までの残存賃料
解約予告通知の期限が設けられていない場合によくあるケースです。契約期間内での途中解約をする場合に残期間分の賃料を一括で支払う必要があります。

オフィス退去にかかわる費用を削減するためには

オフィスの退去にかかる費用を見て、思ったよりも高額になりそうだと感じている方も多いのではないでしょうか。ここからは皆さんもできるオフィス退去費用の削減方法を4つ紹介します。

(1)居抜き交渉
「居抜き」とは、原状回復工事をせずに現オフィスの内装をそのまま別の会社で使ってもらう契約形態です。
原状回復工事の費用がかからないだけでなく、不要な什器もそのまま残置でき、原状回復工事で発生する産業廃棄物の削減といった地球環境問題への対応面でのメリットもあり、最近ベンチャー企業界隈で話題となっている方法です。

ただし、物件契約には基本的に「原状回復をしてください」という文言が入っているため、居抜きでの退去を実現するためにはビルオーナーの合意が不可欠です。
居抜きでの退去が認められれば大幅な費用メリットが見込めますので、一度打診してみることをおすすめします。


(2)原状回復工事の見積査定
前述のとおり、原状回復工事はB工事(ビル指定会社工事)が施工することがほとんどです。
この方法はビルの維持管理をするビルオーナー側にはメリットはありますが、借主側は他の会社へ相見積もりを取れないため、金額が適正か判断ができないというデメリットがあります。
専門的な知識があれば自ら金額の査定、交渉も不可能ではありませんが、交渉の労力や時間を考えると現実的ではありません。

そこで紹介したいのが、プロに原状回復工事の見積査定、減額の交渉をお手伝い頂けるサービスです。

■一般社団法人RCAA協会(原状回復・B工事アドバイザリー協会)
https://rcaa.or.jp/

某大手IT上場企業のオフィス移転に伴う原状回復工事(905坪)では1億680万円を5300万円まで減額した実績があります。成功報酬型のサービスのため、金額面でも安心です。


(3)廃棄物処分(什器、家電など)
意外と後回しにしがちなものが廃棄物処分です。
引越し作業や原状回復工事前にできるだけ綺麗に片付いていると、その分コストダウンを図ることができます。

不要な什器はオフィスの中古リサイクル会社等に依頼して買い取ってもらえば、単純に廃棄するよりもコストダウンになりますし、冷蔵庫や電子レンジなどは社員から利用者を公募して再利用してもらうというのも1つの選択肢です。

オフィスで過ごす中で発生するごみに関しては、日頃から市区町村のルールに従いこまめに処分をすることで、結果的にはオフィスの退去費用の削減につながります。
一度社内で処分方法のルール化をしてみましょう。


(4) オフィス退去の専門会社に依頼する
(1)~(3)でオフィスの退去費用を削減する方法を紹介してきました。
ただ、わかっていてもそこに割ける時間と労力がない!という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そんな方には、下記のようなサービスがオススメです。

■「トビタツ」(株式会社ベンチャープロパティ)
https://www.ventureproperty.jp/tobitatsu
賃料の支払いや原状回復義務、二重家賃も含めた権利を譲渡して、即日退去に繋げるという新しいサービスです。急速な人員増加や固定費の見直し等でとにかく早くアクションを取ることが必要な方におすすめのサービスです。最短で12日で手続きが完了しますので、ぜひ一度ご相談ください。

まとめ

オフィス退去の流れからオフィス退去に関わる費用、オフィス退去費用の削減方法を紹介してきました。

居抜きでの退去や契約期間内での退去に加えて、これまでの不動産業界における慣習を変える新たなサービスも多く出てきています。

オフィス退去の際にも、納得できる結果を得るために交渉ごとはできるだけプロに任せて、新しいオフィスのことに時間を使うことをおすすめします。

オフィスのデザインや入居工事と合わせて、オフィスの退去費用や原状回復工事に関してもヴィスにお気軽にご相談ください。
オフィス移転のプロとしてしっかりサポートさせて頂きます!


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