目次
スマートオフィスとは
「スマートオフィス」とは、オフィスのスマート化を進めたオフィススタイルのことです。スマート化により、オフィスの利便性を高めることで、業務効率化や生産性向上の達成につながります。
今後の経営戦略にスマートオフィス化を加えるのであれば、まずはどのような特徴があるのか理解しておくことが重要です。ここでは、スマートオフィスの特徴を紹介します。
IoTの導入によって最適化されたオフィス
オフィスにIoT技術を導入することで、職場環境の改善や人員配置の最適化、また作業効率の向上に期待できます。
Iotを導入し、オフィスを最適化するためには以下のような要素が必要です。
・円滑なデータ通信を行うためのネットワークの構築
・データ漏洩やハッキングに対処できるセキュリティ対策
スマートオフィス実現のためには、これらの強固なインフラ構築が不可欠です。
オフィスの「快適性」や「利便性」がポイント
スマートオフィスは、IT技術や高速ネットワークを使い、オフィスでの業務を快適に行えます。スマートオフィスの特徴は以下の通りです。
・業務効率化や生産性を向上させるためにIT技術を使う
・IT技術を使いオフィスの利便性を高める
例えば、営業管理・会計管理・顧客管理の3つを連携させることで、大幅な業務効率化を図れます。さらに、スマートオフィスは機能やネットワークによってシステムの効率を良くするメリットもあります。
・オフィス内の温度や湿度
・照明の明るさ
・会議室の空室状況
これらを、業務状況によって改善し、社員が働きやすい環境を構築するのが「スマートオフィス」です。スマートオフィスの「スマート」は機能だけではなく、空間や環境も含めたスマートな社内インフラ・スマートな働き方という意味があるのです。
スマートオフィスの重要性
近年は世界的に多様性を重視する企業が増えつつあり、日本国内でも働き方に対して柔軟性が求められるようになりました。スマートオフィスは、企業があらゆる人材の働き方に応えられるようになるためのソリューションのひとつです。
ここでは、スマートオフィスを導入するメリットやスマートオフィスの重要性を解説します。
ABWが実現できる
ABWは「Activity Based Working」の略称です。スマートオフィス導入により、仕事の内容に応じて、働く場所や時間を自由に選べます。以下のようにあらゆる場所での業務が可能です。
・オフィス
・自宅
・カフェ
ABWが実現できれば、以下のメリットが得られ、より生産性の高い企業経営が可能です。
・理想的なワークライフバランスの実現
・社員のモチベーション向上
・優秀な人材の確保
・創造性や生産性の向上
・コストの削減
ABWについて詳しくは以下の記事で説明していますので、チェックしてみてください。
「【オフィス事例4選】「ABW」とは？5つのメリットと導入の流れ」
生産性の向上につながる
オフィス自体をスマート化することで業務効率が良くなり、生産性の向上につながります。さらに業務プロセスだけでなく、IoTにより社内の温度や湿度を自動で調整できれば、社員のやる気や仕事の質向上も期待できます。
働く時間を自由に選択できるため、満員電車での通勤によるストレスを軽減することができます。また、朝の時間をメンバー自身のリフレッシュ時間として有効活用できることも大きなメリットです。
コスト削減につながる
スマートオフィスを導入することで、関連するコストの削減にもつながります。オフィスには次のような毎月の固定費がかかります。
・オフィスの賃料
・水道光熱費
これらは制御システムによってある程度削減できます。
例えば、温度や湿度を自動的に調整してくれたり、使っていない会議室の空調や電気を自動で消してくれたりします。常に最適なオフィス環境を保つことができます。
スマートオフィスの実現にまつわる課題
スマートオフィスを実現するにあたって、いくつか課題があります。導入後にトラブルが生じないよう、起こり得る課題をあらかじめ把握したうえで、対処しておくことが重要です。
ここでは、スマートオフィスを実現するときの注意点を解説します。
安全性のリスク
スマートオフィス実現に際して、安全性のリスクを考慮すべきです。スマートオフィスでは空調や照明管理、勤怠管理などのさまざまなIoT機器がインターネットで連携可能です。そのため、ウイルスやサイバー攻撃の標的になることがあります。
企業の重要な情報や、個人情報が漏洩してしまうと、社会的な信用の低下を招きかねません。今後の経営戦略にも大きな影響を及ぼします。そのため、セキュリティシステムの導入が重要です。
初期投資がかかる
スマートオフィス導入には、相応の初期費用がかかります。例えばスマートオフィス化にともない、以下の活用が必須です。
・クラウド
・AI
・ITシステム
・デバイス
できるだけ費用を抑えるために、現在のシステムをしっかり見直し「新システムが本当に必要なのか」「現在のオフィス環境で機能するのか」を見極めることが大切です。
スマートオフィスを導入する手順
ここでは、スマートオフィスを導入するための手順を解説します。
安易に機器やネットワークを導入しただけでは、理想的なスマートオフィスは実現できません。本当に自社が必要とする部分をスマート化するためには、基本的な流れに沿って実施することがポイントです。
現状を把握する
まずは現在の「社内の現状」を把握しましょう。解決すべき課題を整理すると、必要なソリューションが分かり、余分な部分にコストをかけずに済みます。
・通信環境の把握が悪い場所はないか
・既存システムは古いバージョンのものではないか
・既存業務のうち、何をデジタル化するのか
社内でWi-Fiが入りにくい場所がないか、PCやスマホとIoTシステムの連携が可能かどうかなどを確認します。さらに、事前に予算立てをして行い、割ける金額に応じた計画を立てることも必要です。
しかし、予算立ての判断が細かく、自社だけで判断することが難しい場合もあります。無理をせず専門家などの外部へ依頼するのもひとつの手段です。
ヴィスでは、現状のネットワーク把握からIoTの導入までを一貫してサポートいたします。高速で安定性のあるネットワーク構築など、クライアントごとの状況や課題に最適なソリューションを提供可能です。
段階的に導入していく
一度にすべての部署でスマートオフィスを導入してしまうと、多額のコストがかかります。そこで、改善箇所に優先順位をつけて段階的に進めていきましょう。
優先的にスマート化をおすすめするのは「ペーパーレス化」と「フリーアドレスの導入」です。利便性を求めることがスマートオフィスの基本です。
フリーアドレスを運用する際のポイントは、以下の記事を参考にしてみてください。
「フリーアドレスオフィスのルールとは？スムーズな運用に必要なこと」
まとめ
今回は、スマートオフィスの重要性やスマートオフィス実現のための課題、スマートオフィス導入手順を解説しました。
スマートオフィス化を推進するためには、初期費用だけではなく、セキュリティ面の課題も含めて万全の体制を構築することが大切です。コスト部分や導入が必要な部分などしっかり精査し、無駄のないオフィス作りを行いましょう。