こんにちは！
2023年9月に行われたヴィスの半期総会で、運営リーダーを務めました東京オフィスIS Unitの須藤(すとう)です！

半期の締めくくり、そして内定者と初めて対面する大事な半期総会＋内定式の運営リーダーとして約2ヶ月走り抜きましたので、そのダイジェストをお伝えします。

プロジェクトリーダーに立候補

入社して4ヶ月経った、7月の下旬。

「半期総会の企画リーダーを23新卒メンバーから選出してください。」と連絡が。
その瞬間、1年前の内定式を思い出し、「早いな」と感じるとともに、同時に1度やりたいと思っていたリーダーに立候補することを決めました。

無事リーダーに任命され、7月27日にプロジェクトのキックオフを実施。
「リーダーとして何を意識すればいいですか？」と新卒2年目の先輩に聞くと、「一人で抱え込まずに、周りを頼ること」とのこと。

私自身、困りごとがあるときには一人で抱え込んでしまう性格なので、先輩には「もう既に不安です。」と一言。
「大丈夫だよ」と言われながらも、この先の不安を感じていました。

ミーティング後は、一緒にプロジェクトを進行することになる同期から「リーダー大変だと思うから何でも言ってね」と優しい言葉をもらい、同期に恵まれたなと思いながら8月を迎えました。

コンセプト選定編

まずは企画を進めるにあたって半期総会のテーマとなるコンセプトを決めるところから始まりました。

ヴィスの社員にも内定者にもフォーカスできるコンセプトは何だろうと、同期16名で案を持ち寄り、選考を重ねます。

その結果、「visteer」というコンセプトに決定しました。

これは「vis」と、操縦するという意味の「steer」を掛け合わせた造語です。

このコンセプトには2つの意味を込めており、1つ目は、ヴィスメンバー一人ひとりが舵をとる気持ちを忘れずに突き進むという意味。自らがそれぞれのキャリアに向かってハンドルを握っていますが、「はたらく人々を幸せに。」というパーパス、つまり会社としてのゴールを忘れずに次の期へ、さらにはヴィスとして成長していくことを目指そうという思いを込めています。

2つ目は、内定者の皆さんが自らの将来に向かって進む、舵を切るという意味を込めています。7月に開催した内定者懇親会では「自らの成長」を目的としていましたが、これからはヴィスという船に乗り、自身の目的を見つけてほしいという思いです。

コンセプトはスムーズに決まり、順調に進行。あとは内容を詰めて行くぞと意気込んだのも束の間でした。

【第1関門】コンテンツ作成編

半期総会は、東京・大阪・名古屋のメンバーがそれぞれ拠点ごとに集まり、それをオンラインで繋ぐハイブリッド型で進める形式です。
会場がバラバラになるので、拠点を問わずに楽しめるコンテンツを考えるのにかなり苦戦しました。

東京会場にいる人にも、別会場にいる人にもオンラインを通して楽しんでもらうためには？

企画を練りに練り、「ヴィスアタック25」というクイズゲームを行うことになりました。

コンテンツ企画の他にも資料作成、台本作成、動画撮影等の準備段階の役割、当日に向けた動きの確認の相談と、タスクは盛りだくさん。
通常業務もある中で、毎日のように各チームから連絡が来て、自分の限界を超える状態のようにも感じました。

8月中に半期総会の内容やコンテンツを固め、9月に入ってからは半期総会本番に向けて練習を重ねていきました。


しかしここに来て第2の関門が。

【第2関門】機材操作編

機材操作と他拠点の連携がうまくいかない！

・オンラインで声が入らない 声が遠い
・画面が映らない
・司会と機材担当の連携が上手く取れない
etc...

コミュニケーションがうまく取れなかったり、途中で時間切れになってしまったりと、最初から最後までの通し練習がなかなかうまくできず、リハーサルに至らない日も多々ありました。

そして総会目前の9月19日、東京オフィスが移転しました。オフィスが変わり機材も新しくなったため、使い方を覚えるところから再スタートです。

なんとか最終リハーサルの前に最後まで通した練習を行うことができました。
最後の、社長や役員も参加するリハーサルでは多少ぎこちないところもあったのですが、本番のような緊張感のなか、皆の協力のおかげで一通り実施することができました。そして社長からも「本番に向けてより精度を上げられるよう頑張ってください」と激励が。

しかし、自分たちの中ではまだまだ未完成。

その後も毎日先輩メンバーにもご協力いただき、なんとか完成へと近づきました。

9月29日、半期総会当日！

そしてバタバタの中迎えた、半期総会当日。
まずは社長との「ひよこミーティング」(現在は「ジェムボーディング」)で一日を開始。

社長からも「今日は成功を期待してるよ！」と声もかけてもらい、何としても成功させなければと気合も入った1日のスタートとなりました。

機材準備をして、いざ会場入り。
最初はマイクの音量調整等があったものの、会場での最終リハーサルも無事に成功。不安がいっぱいの中で、一番安心した瞬間でした。

その後、ついにヴィスメンバーが続々と会場に入ります。

私はひと足早く内定者と対面しました。
「1年前はここにいたな」としみじみと感じながら、「僕も去年は緊張してたよ」と声をかけ、緊張をほぐすようにしていました。

半期総会のはじまり

そしてついにたくさん練習してきた半期総会の幕開け。

「ただいまより2023年度内定式及び半期総会を始めます」
これでこの運営が最後かと思うと、嬉しい気持ち半分、寂しい気持ち半分に。

今回の内定式・半期総会は前半、後半に別れており、前半では内定式と半期の報告。後半はオフィスに戻り食事をしながらコンテンツ等を楽しむ懇親会という流れでした。

ついに始まった半期総会。本番ギリギリまで「もう無理だ。」と思うほど苦しめられていたにも関わらず、スケジュール通り進み、不具合もなく完璧に前半戦を終えることができました。

不安は続く!!　半期総会後半

前半が終わり、ひと足早くオフィスに戻るとたくさんのケータリングが。美味しそうですが、今は我慢。

メンバーも集まり、ついに後半戦スタート！！
東京では約160名のメンバーがいるため、リハーサルとは違い全員をまとめる難しさがありました。

そして後半のメインコンテンツ【ヴィスアタック25】
某視聴者参加型クイズ番組をオマージュしたゲームで、iPhoneを活用して早押しのクイズを行いました。

しかしここで思わぬ事態に。

盛り上がりすぎて進行が全然進まない。。。

各チームの盛り上がりがものすごく、収拾がつかなくなり、20問用意していたうちの6問しかできずにタイムオーバー。
時間をかけてつくりあげてきたのに残念ではありますが、大好評だったので次の総会編では『第2回!! ヴィスアタック25』があるかも...?

その後、上半期のアワード・各大賞の発表・表彰がありました。
※ちなみに私、須藤はルーキー賞取れずでした。下半期乞うご期待。

後半は収拾がつかなくなるシーンや動画が再生できないという不具合はあったものの、社長や先輩のフォローのおかげで、無事全員から「楽しかった！！」と言ってもらえる半期総会になりました。

そして半期総会後はいろいろ人から「リーダーお疲れ！」と言っていただくことができ、達成感に満ちあふれました。

上手くまとめられず、たくさんの方へご迷惑をかけてしまったリーダーでしたが、同期16名の皆をはじめ、コーポレート部門の方々、直属の上長、SVとして監修してくれた先輩。たくさんの人の支えのおかげで最終的には大成功の半期総会でした！

半期総会終了後

やっと終わったねと同期メンバーと労りあっているところに、先輩から「みんなの食べ物取っておいたから食べよう！」とのお声が。
本当に最後の最後まで気をつかってもらい、感謝しきれないほど感謝しています。

おわりに

今回私は初めてリーダーとしての役割を通して、人を動かすことはこんなにも大変なのだと痛感しました。

他者に動いてもらう時に特に大事だと感じたことは、やってほしいタスクをただ機械的に伝えて渡すのではなく、なぜ今あなたにやってもらいたいのか、そこに自分の想いを乗せて話すこと。そうすることで相手も「やらなきゃいけない。」という明確な理由と「この人のためにやってあげよう」と思う気持ちが高まり、動くことができるのだと思います。

リーダーを経験しなければわからなかった経験をできたと感じています。

次は3月の総会。次回もお楽しみに！