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OFFICE DESIGN

働き方をデザインするオフィス空間

人生における多くの時間を過ごすオフィスという空間。
人々を笑顔にするような環境は、大きなモチベーションを生み出し、企業が成長するエネルギーとなります。
お客様のCI(コーポレート・アイデンティティ)をもとに、オフィスのプラニング・設計・デザインを行い、
移転完了に至るまで幅広いデザイン・マネジメントワークをご提案します。

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ヴィスのオフィス移転・改装・設計

  • プロジェクトマネジメント

    移転コンサルティング

    適切なワークプレイスやワークスタイルを、ヒアリング内容やデータ分析を用いて提案。「はたらく」場所にまつわる企業課題を解決に導きます。
  • オフィス物件検索

    オフィス物件検索

    幅広い不動産ネットワークを生かし、デザイン会社の視点から、オフィス移転、事務所開設などのニーズに合ったオススメの物件をご紹介いたします。
  • ワークプレイスサーベイ

    ワークプレイスサーベイ

    ヒアリング内容を元に、クライアントの持つ課題に合わせたコンセプトワークと具体的なプランニングを行い、最適なオフィスデザイン、空間デザインをご提供いたします。
  • レイアウト・デザイン

    レイアウト・デザイン

    それぞれの空間の特徴を生かしつつ、クライアントごとの特徴や文化などを考慮した空間デザインにより、用途に応じた快適なオフィス空間をご提案いたします。
  • デザイン家具・什器

    デザイン家具・什器

    ご要望に応じて各種メーカーの中から最適な商品をご提案いたします。また、オフィス空間デザイン、レイアウトに合ったオリジナル家具の製作も承ります。
  • コンストラクション

    コンストラクション

    内装・電気・電話・LAN・セキュリティなど、オフィス構築に関する全工事の管理・施工をワンストップでマネジメントし、オフィス移転・開設作業を円滑に進めます。
  • 引越・移転作業

    引越・移転作業

    お客様の会社のみなさまへの引越説明会の実施、ナンバリング作成などをトータルにサポートし、オフィス移転・事務所移転の作業をスムーズに進行いたします。
  • アフターフォロー

    アフターフォロー

    オフィス移転・事務所移転後のサポート期間はもちろん、時間の経過と共に変わるオフィスのレイアウトやデザインの変更などのご要望にも柔軟にご対応させていただきます。
  • 写真撮影

    写真撮影

    プロカメラマンが移転・改装後のオフィス写真を撮影します。撮影した写真は、ホームページや採用サイト等にもご活用いただけます。
  • ドローン撮影

    ドローン撮影

    デザインされたオフィスの魅力を最大限引き出すため、臨場感あふれる視点でのドローン撮影をご提案します。採用アプローチにも効果的です。
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  • 移転コンサルティング

    退去コンサルティング

    オフィス退去費用の減額についても承ります。原状回復工事の査定、居抜きオフィスとしての再活用提案など、お引越し全体で見て最適な費用配分ができるようサポートします。
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  • ココエル

    組織改善サーベイ「ココエル」

    ヴィスが提供するサーベイツール「ココエル」を用いて、社員の心身の健康状態やエンゲージメントを把握します。課題や対策を特定し、組織の健全化を実現します。
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REASONS
REASONSオフィスデザイン・事務所移転で ヴィスが選ばれる理由

REASONS

ヴィスのデザイナーズオフィス事業がスタートしたのは2004年。『はたらく人々を幸せに。』というフィロソフィーのもと、「デザイナーズオフィス業界を創る」というビジョンをもって多くのお客様のオフィスをデザインしてきました。

ヴィスのデザイナーズオフィスは、オフィスをつくるだけではありません。『デザイナーズオフィス』というブランディング手法を通じて、企業価値を高めることが私たちのミッションです。

クライアントごとに課題は異なりますが、その一件一件に対し、多くのケーススタディーと独自のクリエイティブ性を持つヴィスだから実現できることがあります。 デザイナーズオフィスのパイオニアともいえるヴィスが選ばれるのは、圧倒的な実績数・各種受賞実績のあるデザインはもちろん、メンバーの魅力という面もあります。オフィス移転などのプロジェクトではPM(プロジェクトマネージャー)がワンストップでお客様と並走してフォローをするなど、人材も選ばれる理由のひとつになっています。

これからも、今のような親しみやすさやフレンドリーさは失うことなく、デザイナーズオフィスのプロフェッショナルとして、常に時代の先を行く革新的なアイディアを探求し、皆様に笑顔と感動を届けます。

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オフィス移転・デザイン事例

INTERVIEW

ヴィスでオフィス移転をしたお客様インタビュー

FAQ

オフィス移転・改装・設計についてのFAQ

  • 初めてのオフィス移転ですが、何から始めればよいでしょうか?
    設立してまだ日が浅い会社様や、オフィス部門に部署移動してきたご担当者様など、オフィス移転に不安を抱えられるケースをよく耳にします。また、通常業務を行いながら、移転業務が入ってきますので、特にお忙しくなることが予想されます。まずはお気軽にお問い合わせ下さい。オフィスビル探し、レイアウト、デザイン、内装工事、インフラ工事や引越など、お客様の状況によって何から始めればいいかアドバイスさせていただきます。オフィス移転のプロがヒアリングさせていただき、御提案させていただきます。
    詳細はこちらよりご相談いただけます。
  • オフィス移転に掛かる費用の総額を知りたいのですが?
    お客様のご移転の規模や要望によって異なります。オフィスデザインに凝ったり、家具のグレードによって、大きく変動いたします。ただ、目安が無いと予算が立てられないのも事実。今までのケースで多いのは、移転されるオフィスの坪数×10万円~20万円のご予算で完了しているケースが多いです。100坪移転の際は1,000万円~2000万円となります。さらにIT・インフラを充実させるとなると坪50万というケースもありますので、まずはご相談ください。移転のグレードに合わせたコストシミュレーションをスピーディーにいたします。
    詳細はこちらよりご相談いただけます。
  • 提案および見積りには費用が掛かるのでしょうか?
    初回ご提案無料にてお受けしています。レイアウトやイメージパースがないと判断できないというお気持ちではないでしょうか?想いをカタチに変えられるようプレゼンテーションさせていただいております。現地調査、お見積もり作成共に無料で作成致します。お気軽にご依頼ください。
    詳細はこちらよりご相談いただけます。
  • アフターフォローはありますか?
    オフィスの移転・リニューアル後も、担当PMが定期的にアフターフォローのご訪問を行いながら、不具合や使い勝手についてお伺いいたします。また、工事完了引渡し時より1年間の瑕疵の保証がございます。納品後、商品の瑕疵が発見された場合、お客様はヴィスに対し、民法の規定に従い、瑕疵担保責任を追及できます。
    詳細はこちらよりご相談いただけます。

自宅のお引越しをご経験されたことはありますか?


物件探しから契約の手続き、契約には保証人の署名や印鑑証明が必要になり、役所へ行く必要もある。入金が済んで契約が終わっても、現在の住居の解約の手続きや、電気やガスの契約変更、もちろん引越しの手配と荷造りがある。いざ引越したものの、インターネットの住所変更ができていなくてネットが開通しない!!なんてことになったことはありませんか?

単身のお引越しでもその作業は煩雑で、これが家族での引越しになれば、さらに荷物や段取り増えることになります。

さて、それが企業のお引越し、“オフィス移転”になったとしたら?

オフィスの広さや収容人数、企業規模の差はあれど、オフィスの移転はどの企業にとっても非常に大きな出来事になることは間違いありません。通常の事業を継続しつつ、移転の準備をすすめ、迅速かつリスクを最小限にできるようなスケジュールを立てる必要があります。

初めてのオフィス移転となれば、尚更わからないことだらけです。いつまでに何をすればよいのか。何を準備すればよいのか、右往左往する人も多いはず。
滞りなく進めるために、オフィス移転を進めるためのおおまかなステップと注意すべきポイントをご紹介します。



【移転プロジェクトのステップ】 物件検索~退去=6ヶ月+1ヶ月

オフィスのご移転スケジュールは、オフィス物件の検索から退去(原状回復工事含む)までを考えると少なくとも「7ヶ月」の期間が必要です。
「物件検索は時間をかけてじっくり取り組みたい」、「工事会社はデザイン、金額ともにしっかり吟味して決めたい」等の場合は、更に追加で期間を確保するようにしましょう。

※物件の大きさや契約内容によってスケジュールは大きく変動します。
あくまで参考までにご認識ください。

Step1:物件検索~物件確定、レイアウト・内装プランニング開始まで  〈引越6ヶ月前~引越4ヶ月前〉

・オフィスの解約手続き
・原状回復工事の内容確認
・移転の目的、物件条件設定
・物件内覧・契約



【オフィスの解約手続き】
ビルや契約内容にもよりますが、通常のオフィスビルは6ヶ月前に解約通知を出し、退去の意思表示をしなければなりません。しかし、物件やビルオーナーによって期間の設定は様々ですので、移転を検討したらまずは入居中のビル契約を確認し、引越し希望日から逆算して「いつまでに退去の意思を示さないといけないのか」を確認しましょう。

【原状回復工事の確認】
オフィスビルでは、退去時に借主の費用負担で入居当初の状態に戻すよう契約されていることがほとんどです。これを「原状回復義務」と言います。詳細内容は入居時に締結をした契約書に記載がありますので、移転検討の際には内容を把握するようにしましょう。

特にここで注意するポイントは「工事会社の指定の有無」です。
多くのビルでは、建物管理の観点からビル側の指定会社(B工事会社)が施工をすることと取り決められています。そのため、複数の工事会社から相見積もりを取って比較するということが難しく、提示された工事金額が適正価格なのかが不明確なまま契約に進む場合があります。

契約書に原状回復はビル指定会社(B工事会社)で施工する旨の記載があった場合は、下記を確認してスケジュールを組みましょう。

・お見積り作成期間はどれくらいか。
・原状回復の工事期間はどれくらいか。
・着工のどれくらい前に発注が必要か。

また、原状回復工事の見積に関して、専門で査定をしてくれるサービスや、居抜き(原状回復をせず、次の入居者にそのまま譲渡する退去方法)での退去を交渉してくれるサービスも増えています。引越しまでに時間があればじっくりと交渉ができるため、早めに対応を進めましょう。

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■関連コラム
オフィス(事務所)退去費用の削減方法を解説!退去方法と原状回復工事の注意点
https://designers-office.jp/column/page/index.php?id=956
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【移転の目的、物件条件設定】
オフィスの解約手続き、原状回復工事の確認が終わったタイミングで、改めてオフィス移転を実施するのか、実施するとしたらどういった目的で進めるのか、検討を進めましょう。

移転が決定したら、次は物件条件の設定です。物件検索をするには最低でも下記情報は必要です。

・移転先希望エリア
・広さ(坪数or平米数)
・引越時期

最も検討が難しいのは、広さ(坪数or平米数)です。一般的には社員1人につき2~3坪あれば良いと言われていますが、会社によって働き方や必要なエリアは全く異なりますので一概に正しいとは言えません。

そのため、物件検索のタイミングでデザイン会社に声をかけて、働き方や部署構成を伝えながら一緒に検討を進めることもオススメです。

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■関連コラム
オフィス(事務所)移転での物件契約。オフィスデザイン会社が関わるメリットとは
https://designers-office.jp/column/page/index.php?id=951

■関連サービス
ヴィスでは、不動産マーケットプラットフォームを構築しているestie(エスティ)様と提携し、より快適に、簡単に、オフィス物件を探していただけるようになりました。estieでは90%以上の賃貸オフィス物件の情報を網羅されており、それらの情報を無料で見ることができます。簡単な登録で情報を検索できるので、是非一度お試しください。
▼ご利用登録はこちら
https://www.estie.jp/partners/vis
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【物件内覧・契約】
物件条件が決まれば、不動産仲介会社などを通じて物件情報を収集しましょう。内覧は候補が2~3件に絞れたタイミングで実施すると効率的です。
内覧時には、ビルのグレードはもちろんですが、エレベーターの数やセキュリティ、空調の方式やその他ビル設備など、チェックリストを用いて、企業の業態や就業時間によって譲れない条件などをあらかじめまとめておくと良いです。

条件が合致した物件が見つかれば、そのまま契約を進めましょう。契約に際しては専門的な言葉も出てきますが、不明点は仲介会社に確認をする等、認識の齟齬が出ないよう注意しましょう。

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■関連資料【無料進呈】
「オフィス物件選定チェックリスト」で、届け出が必要な関係省庁をまとめています。ダウンロードしてご活用ください。
https://designers-office.jp/download/page3/index.php
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Step2:レイアウト・内装プランニング~入居工事着工まで 〈引越4ヶ月前~引越2ヶ月前〉

・レイアウト・内装デザイン要項の取りまとめ
・各種施工会社の選定、詳細打ち合わせ、発注
・電話回線・インターネット回線の移転手続き
・移転案内状、社内製作物



【レイアウト・内装デザイン要項の取りまとめ】
いよいよオフィスの具体的なプランを考えるタイミングです。プランについて考えなければならないことは多岐にわたりますが、初めに検討するべき項目は、レイアウト要件です。その中でも「ワークスペースの収容人数」と、「必要な個室数」の検討から進めることをオススメします。

ワークスペースにはどんな部署の人が、何人が働く予定なのでしょうか?
会議室は何人用の部屋が何室必要になるのでしょうか?
同時に現在のオフィスの課題点を洗い出し、それらを解決できるようなレイアウト要件を検討しましょう。

次にオフィスのデザインです。企業ブランディングや社員のモチベーションの向上、働き方改革など、デザインによってもさまざまな相乗効果を生み出すことができます。

レイアウト、デザイン、ともに全てを自社で考えて固めることは難しいため、ある程度大枠が決まれば、あとはオフィス設計の専門会社と協力して不足している項目の洗い出しを行いましょう。

【各種施工会社の選定、詳細打ち合わせ、発注】
レイアウト要項がまとまった後、各種工事会社に内容を共有しましょう。金額比較のために、相見積もりが必要な場合もあると思います。その際は多くても3社程度に収めることをオススメします。声をかける会社が多いと内容の共有や見積のやり取りに時間がかかりますので、最低限に収めるようにしましょう。

また、ただ安いからという理由で工事会社を決めるのは危険です。しっかりと内容を理解することはもちろん、コミュニケーションの取りやすさや工事会社側のプロジェクト体制も含め、総合的に判断しましょう。

【電話回線・インターネット回線の移転手続き】
物件が決まってレイアウト、デザインを進めている中で忘れがちな項目が電話回線、インターネット回線の移転手続きです。

契約キャリアや申し込みプランによっても変わりますが、新しいビルでの回線開通作業に2週間~1ヶ月の時間がかかります。電話線、LAN線の工事は開通確認ができて完了になりますので、開通時期を工事会社と共有して進めるようにしましょう。
(引越し日ぎりぎりでの開通になると、何らかのトラブルがあった際に、営業開始日の後ろ倒しにつながることもあります。ご注意ください。)

また、電話番号は同区内での引越しであれば変更不要と認識している方も多いですが、エリアによっては変更が必要です。物件が決まった段階で早めに確認をしましょう。

【移転案内状、社内製作物】
物件が決まるとオフィスの住所が変更になります。お取引のある会社へご移転の案内状を送ることはもちろん、ウェブサイトや名刺、封筒、パンフレット、印鑑等、住所変更に伴い作り直しが必要な物はたくさんあります。自社で変更が必要な備品をリストアップして抜けもれがないよう確認しましょう。

また、注意が必要な項目が、住所の番地です。住所の番地は、建築中のビルの場合、入居ぎりぎりまで番地が決まっていないことがあります。物件契約時に確認をするようにしましょう。

Step3:入居工事~引越・原状回復工事着工まで 〈引越2ヶ月前~引越〉

・原状回復工事の発注
・入居工事の工程、現場確認
・移転説明会の実施


【原状回復工事の発注】
【原状回復工事の確認】でも記載した通り、原状回復工事がビル指定会社(B工事会社)の場合、工事の専門的な知識がないと工事金額が適正なのかを判断することが困難です。そのため、専門会社に価格の査定依頼をすることをオススメします。

工事会社に見積を依頼する際には、図面や写真だけでは不明確な部分もありますので、正確な金額を算出してもらうために必ず現地調査をお願いしましょう。

最終的に発注する際には、入居工事と同様に不明点が無いようしっかりと説明をもらうことも重要です。工事後にトラブルにならないようにしましょう。

【入居工事の工程、現場確認】
工事が始まると、ほっと安心をされる方も多いと思いますが、工事の工程、現地確認も大切です。

設計時には見えてこなかった障害が工事途中で判明することもありますので、工事中の緊急時にも柔軟に対応できるよう、決裁者との連絡方法を含め対応体制を整えておくことも必要です。

また、こだわりのある設えを施す際には、必要に応じて現地で立会い確認をしましょう。仕上がってしまってからの変更は、工期の遅れや追加のコストにつながります。

【移転説明会の実施】
工事が進み引越し日が近づいてきたら、社内向けに移転説明会を実施しましょう。コンテンツとしては、新オフィスの使い方の説明(入退館方法や照明、空調操作方法など)、引越しの説明(資材梱包方法、当日の立会い者の確認など)を準備すると良いです。

引越し日以降、すぐに営業稼働を予定している場合は稼働日にスムーズにスタートできるよう最後の確認が重要です。

Step4:引越・原状回復工事~退去まで 〈引越~1ヶ月後〉

・引越し
・原状回復工事確認、引き渡し
・各種行政手続き



【引越し】
オフィス移転のクライマックスは、引越しです。業務に支障が出ないように、オフィスの機能をまるごと移動する作業は並大抵のことではありません。当日は、特に旧オフィスの搬出、新オフィスの搬入のタイミングにはできるだけ立会いを行い、急なトラブルにも対応できるようにしましょう。

引越し時の旧オフィス現場で気をつけることは、荷物の運搬漏れや処分漏れがないか確認をすることです。引越しが終わると旧オフィスは原状回復工事の準備に入ります。原状回復工事前に見積時点よりも荷物が残ってしまっていると、工事費用の増額につながるため注意が必要です。

続いて、新オフィスの現場で気をつけることは、搬入される荷物の数量と状態の確認です。引越し時のトラブルで多いのが「荷物の紛失、破損、汚損」です。人が手で運ぶ作業ですので、トラブルを完全に防ぐことは難しいですが、梱包した段ボールの数量を管理して、引越し先に漏れなく搬入されたかを確認すること、開梱作業時には荷物の破損、汚損がないかしっかり確認することが大切です。

最低限の荷物のみ開梱をして、他はしばらく放置してしまうといったことがないよう進めましょう。引越し日から時間が開いてしまうと、引越しによる損害なのかが不明確になりトラブルのもとです。できるだけ迅速に荷物の確認作業を進めましょう。

【原状回復工事確認、引き渡し】
引越しが終われば、次は原状回復工事がスタートします。原状回復工事も入居工事と同様に、工程通り工事が進んでいるか、発注内容と相違ない内容で施工されているか確認をしましょう。

工事が終了するとビルオーナーへの引き渡しを行います。ここで工事が問題なく終了していることが確認できて完了となります。

【各種行政手続き】
お引越し後、各管轄の関係省庁へ届け出が必要です。法務局、税務署等それぞれ提出の期限もばらばらになりますので、予め提出までのスケジュールと必要な書類を確認しておきましょう。

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■関連資料【無料進呈】
「移転チェックリスト」にて、届け出が必要な関係省庁をまとめています。ダウンロードしてご活用ください。
https://designers-office.jp/download/page1/
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目的と計画が大事。そしてオフィス移転のプロに任せよう!

オフィス移転は本当に煩雑で大変です。しかし、オフィス環境は企業価値を高めるためにとても重要な役割を担っています。しっかりとした目的と計画をもって、滞りなく進行できるように挑みましょう。

通常業務を行いながら移転をスムーズに進めるには、全てワンストップで提案してくれる、オフィス移転のプロにお願いをすることをオススメします。オフィス移転をお考えの際はぜひ、ヴィスまでご相談ください。

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